stockage

Comment archiver des documents administratifs ?

Il est facile de trouver sur internet la durée de conservation des documents des particuliers. Si cela existe aussi pour les professionnels, il est plus délicat de faire le distinguo entre plusieurs d’entre eux. Ne serait-ce pas plus facile de tout supprimer ? Non et nous vous disons pourquoi.

Pourquoi faut-il conserver les documents administratifs ?

S’il ne s’agissait de garder que les documents administratifs, la tâche des entrepreneurs serait plus aisée. Mais une entité est tenue de conserver également des documents fiscaux, commerciaux ou encore comptables. Chacun d’entre eux peut servir de preuve, dans une situation contentieuse : facture non réglée, problème de date etc…

Mais ce type de documents peut également faire partie de la liste qu’exige un contrôleur fiscal. Or, entre certains, l’écart de durée de conservation peut être de plusieurs années. Il semble alors difficile de savoir lequel peut être supprimé et lequel doit être préservé encore pendant un moment.

Dans le doute, de nombreux entrepreneurs, comme vous, sans doute, ne prennent pas de risque et empilent tout dans des caisses ou sur des étagères. C’est là que le problème commence, car sans ordre établi, il sera bientôt impossible, au vu de la quantité de documents, de pouvoir retrouver ceux que vous cherchez précisément.

Si vous n’avez pas le temps ou si vous ne parvenez pas à produire les papiers demandés, sachez que vous êtes passible d’une amende, pour non-présentation. Le montant peut varier. Si certains organismes se montreront cléments, d’autres n’hésiteront pas à demander 5 000 euros…

Le fait de ne pas trouver les informations contenues sur les papiers vous handicape aussi, au quotidien, pour répondre aux sollicitations de vos clients, échanger sur un dossier avec un partenaire ou un fournisseur.

De source sure, les archives ; quelles qu’elles soient ; ont une incidence positive sur la marche de l’entreprise.

Documents administratifs : comment les traiter en archivage ?

L’archivage est un vrai problème en entreprise. Les entrepreneurs ont conscience que leurs documents sont importants, mais ils n’ont pas vraiment beaucoup de temps à consacrer à l’archivage, dans toute sa pluralité.

Comme nous l’avons dit, il ne faut pas se contenter de garder tous les documents, mais bien pouvoir les trouver à n’importe quel moment, supprimer ceux qui n’ont plus de valeur et surtout, penser à digitaliser tous les papiers importants pour continuer sur la lancée de la loi sur la transition numérique.

Or, peu de gens savent exactement quel format adopter, quel support de stockage choisir en fonction du nombre de documents etc…

Il n’est aujourd’hui plus rare d’externaliser ce type de travail à des sociétés d’archivage, pour pouvoir répondre à toutes les injonctions et normes, sans avoir à se soucier de le faire en interne. En effet, les compétences de l’archiviste sont très spécifiques.

Une fois que les documents importants encore valides auront fait l’objet d’un inventaire exhaustif, il s’agira de les classer. Cette méthode de rangement est propre à chacun. Il est pourtant important, si beaucoup de personnes ont accès à la salle d’archives, que ce système soit compris par tous.